Policy för personuppgiftsbehandling

Vår behandling för den data vi samlar in om dig som kund

Vi värnar om din personliga integritet och strävar efter att skydda dina personuppgifter på bästa sätt. Denna policy beskriver varför vi samlar in information om dig och hur informationen hanteras, på vilket sätt du kan ha kontroll över dina egna uppgifter samt hur du kan kontakta oss.

Dunhoff Bil är personuppgiftsansvariga för de uppgifter vi samlar in direkt från dig och behandling sker enligt gällande lagstiftning.

Sammanfattning av vår informationshantering

• Laglighet, öppenhet och ändamålsbegränsning
  Varje personuppgiftsbehandling som vi utför skall ha en dokumenterad, laglig grund enligt de kriterier som anges i GDPR-lagstiftningen. Vi skall vara öppna mot dig som kund med hur vi behandlar dina uppgifter. Vi skall vara tydliga med i vilket syfte vi samlar in uppgifter från dig och vad vi skall ha dem till. Vi har inte rätt att använda uppgifterna i ett annat syfte än det vi uppgett. Du äger dina uppgifter. Vi lånar dem för att kunna bistå dig som kund på bästa sätt.
• Uppgiftsminimering
  Vi skall inte samla in fler personuppgifter än vad som är nödvändigt eller för ett obestämt framtida behov.
• Riktighet
  Vi skall vidta alla rimliga åtgärder för att säkerställa att de uppgifter vi har är riktiga och att felaktiga personuppgifter raderas eller rättas. Om du som kund ser att vi har felaktiga uppgifter om dig är du välkommen att kontakta oss så rättar vi till det.
• Lagringsminimering
  När uppgifterna inte längre behövs skall de raderas eller avidentifieras. För alla våra personuppgiftsbehandlingar så har vi fastlagda rutiner och tidsfrister för gallring.
• Integritet och sekretess
  Vi är måna om att dina personuppgifter behandlas på ett tryggt och säkert sätt. Det innebär bland annat att vi styr att endast de personer som behöver uppgiften får del av den.

Vilka system hamnar dina uppgifter i om du kontaktar en säljare?

SMART365
SMART365 är vårt CRM-system och det system där vi skapar offerter och ordrar. När du frågar på en offert sparar vi namn, personnummer/organisationsnummer, telefonnummer, mejladress och adress för att kunna återkoppla till dig och för att kunna ge ett korrekt erbjudande.

Säljaren har också möjlighet att lägga till en fritext som hör till affären och som hjälper oss att uppfylla dina önskemål på bästa sätt. Ett exempel kan vara när du planerar att byta bil eller om du har särskilda önskemål.

För att kunna ge dig ett pris på ditt inbyte sparar vi även registreringsnummer på din tänkta inbytesbil.

Vid ordertecknande noterar vi också ditt val av försäkringsbolag och hur du finansierar din bil.

Utöver att hantera din order kan de uppgifter som lagras i SMART365 användas för riktad information, inbjudan till events, marknadsföring och erbjudanden i tryckt och digital form från Dunhoff Bil. Informationen som skickas ut skall vara relevant information gällande bilar, tjänster och events kopplade till ditt nuvarande bilinnehav. Du har möjlighet att avböja detta genom att kontakta oss på vår mejladress: info@dunhoffbil.se.

Fortnox
Vid ordertecknande förs de uppgifter som är nödvändiga för att administrera din affär över från SMART365 till vårt affärssystem Fortnox för att uppfylla våra åtaganden enligt bokföringslagen.

Vilka system hamnar dina uppgifter i om du mejlar oss eller fyller i ett formulär på vår hemsida?

Alla former av mejl som du skickar till oss sparas hos mottagaren, och kan även komma att vidarebefordras internt för att du skall få rätt hjälp med ditt ärende. Samma sak gäller om du använder ett kontaktformulär via vår webbsida. I fallet med formuläret skapas ett mejl som går till rätt mottagare hos oss.

Vår policy är att varje medarbetare har rätt att spara mail, men också att radera dem så snart ärendet är avklarat. Våra medarbetare är informerade om att personuppgifter i mail skall rensas ut när de inte längre behövs, dock finns ingen bortre tidsgräns för hur länge man får spara mail.

Jobbansökningar raderas efter tillsatt tjänst om vi inte ber dig om att få spara dem.

Vi sprider inte känsliga uppgifter till andra personer än de som behöver informationen för att hjälpa dig med ditt ärende. Detta är reglerat genom vår interna personuppgiftspolicy. Om du är angelägen om att ditt mail inte sprids inom vår organisation ber vi dig vara extra tydlig med detta för att underlätta för oss att uppfylla ditt önskemål.

Cookies

Vår hemsida använder cookies för att ge dig en bra upplevelse av vår webbplats.

Bilder på hemsidan och publiceringar på sociala medier

Vi är varsamma när vi publicerar bilder på individer på webbsidan eller sociala medier. Vår policy är att inlägg som direkt identifierar en individ med namn och bild endast får göras om personen lämnat sitt samtycke till publiceringen.

Vi tar ofta bilder och i vissa fall filmsekvenser vid de events som vi anordnar. Dessa kan komma att publiceras på vår hemsida och/eller våra kanaler i sociala medier utan samtycke från alla som syns på bilden.

Om du vill delta vid ett event men inte vill bli fotograferad ber vi dig meddela detta i samband med anmälan eller vid eventet så skall vi respektera ditt önskemål.

Vår tanke när vi väljer att publicera en bild är att den skall fylla ett syfte och inte skall upplevas kränkande eller utpekande för någon individ eller grupp. Om du trots detta anser att vi gjort en publicering av en bild eller ett inlägg som identifierar dig personligen och som du inte känner dig bekväm med så vill vi att du meddelar oss via formuläret nedan så tar vi bort bilden såväl externt som internt skyndsamt.

Vi kan komma att publicera bilder på vår Webbsida på Instagram eller på företagets sidor på Facebook.

Dataskyddsombud

Dunhoff Bil har utsett ett dataskyddsombud för att bevaka våra personuppgiftsbehandlingar. Dataskyddsombudets uppgifter är att:

• Internrevidera våra rutiner för personuppgiftsbehandling en gång per år.
• Administrera vår förteckning över personuppgiftsbehandlingar samt biträdesavtal
• Hålla företagsledningen uppdaterad på status på våra behandlingar.
• Anmäler dataskyddsincidenter till tillsynsmyndighet i enlighet med GDPR-lagstiftningen.

Dina rättigheter och val

• Du har givetvis rätt att lämna de uppgifter du vill. Du är i din fulla rätt att avböja att lämna uppgifter som du inte känner dig bekväm med att lämna. Tänk dock på att vissa val kan begränsa vår förmåga att hjälpa dig på bästa sätt. Vi frågar inte om uppgifter om vi inte behöver dem.
• Du har rätt att bli informerad om de personuppgiftsbehandlingar som vi utför.
• Du har rätt att få tillgång till de uppgifter vi lagrar om dig, och portera ut dem. Denna rätt kan du utöva kostnadsfritt en gång per år. Om du vill veta vilka uppgifter vi har lagrat om dig så har du möjlighet att kontakta oss på vår mejladress: info@dunhoffbil.se.
• Du har rätt att få fel korrigerade om du meddelar oss via vår mejladress: info@dunhoffbil.se.
• Du har i vissa fall rätt att bli glömd (få raderat alla uppgifter), om inte annan lagstiftning eller avtal finns som begränsar dina rättigheter. Exempel på situationer när du inte har rätt att bli glömd är om du har ett bindande avtal med oss eller om annan lagstiftning kräver att vi skall lagra vissa uppgifter. Skicka din begäran via vår mejladress: info@dunhoffbil.se så sker en prövning i det enskilda fallet.